傳真機是在上世紀20年代左右興起的一種圖像通信設備，它曾以其超前的傳真技術而當之無愧地成為通信領域的佼佼者，但是隨著如今眾多數字化辦公應用的不斷涌現，傳真機的很多功能開始被數字化移動辦公應用所取代，比如電子郵件，微信等。這些新時代辦公應用不僅功能強大，使用起來還十分便捷，按理說由它們淘汰傳真機這種古老的設備似乎也是順理成章的事情。可是事實上這種元老級別的傳真機似乎還依然活躍在辦公市場。
時至今日，說起傳真機大家的感覺可能是既熟悉又陌生。熟悉的是我們經常還能在一些人的企業名片上看到“傳真”號的字樣，那一行字總是伴隨著電話號碼、郵箱等信息一同出現;而陌生的原因則可能是大多數人也只在名片上看到過，現實中他們可能從未使用過傳真機，甚至都未見過這等設備。
傳真這種通信方式在圖像通信中是使用和發展最早的方法，是一種用來傳送文件復印本的電訊技術，而傳真機則是負責發送這些文件的機器。和現在的網絡通信中每秒百兆千兆的速度相比，傳真的速度幾乎同以前撥號調制調節器速度一般，甚至更慢。由于受到電話線中傳遞音頻的型號與傳輸數據的牽制，它的傳輸速度很慢。此外，傳真機主要是黑白掃描，而且分辨率不是很高，所以在傳遞高細節圖像時，效果不是很好。這些缺點都使得傳真機與現在的科技顯得格格不入，那是什么使得它在現代辦公生活中仍然牢牢地占據一席之地呢?
其實，相較于現代的其他通訊手段，傳真可以說是成本最低的可靠選擇。主要體現在傳真機自身設備簡單，原理更簡單。傳真機工作時通常采用電荷耦合元件(CCD)來讀取紙張上的圖像，這點類似現代的掃描儀，但傳真機的工作方式更加直接。
傳真機工作時會將每張紙看作一個大型的方格網，在掃描文檔時一次掃描一行，并通過判斷每個方格顏色的黑白轉換成強弱不同的電信號。電信號通過電話線發送給接收端傳真機，接收端傳真機再以其內置的針式，噴墨或者激光打印機來打印圖像。同時在傳真的過程中不需要有旋轉、調整大小、打印附件等瑣碎步驟。流程精簡，一步到位，既經濟又方便。
而傳真機的另一個值得其被保留下來的因素當屬隱私保護。我們知道，現在的很多企事業單位在辦公時都需要接受實體文件，比如律師事務所、醫院、政府機關等所有需要原文件簽字確認的場所。關于這一點，郵寄原件雖然比較正規，但時效和隱私性都難以保證，而現代的電子郵件雖然可以保證時效，但其安全性令人擔憂，尤其是涉及商業機密時。而傳真則可以很好的解決這一問題，因為它可以實現雙方確認功能，尤其適合這種必須手寫簽字的場合。
傳真機工作時因為并不需要網絡配合，這在現如今充滿網絡危險的時代里，反而會顯得更加可靠安全。尤其是自2014年的索尼黑事件之后，傳真機這一古老的通信設備就開始回歸大眾視野。在通信網絡安全越來越受重視的當下，傳真機依然會是很多企業的一個最佳選擇，這也是為什么雖有新技術不斷涌現，但傳真機依然沒有被淘汰的原因。
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